Contrato de confidencialidad: ¿Por qué y cuándo se firma?

Ya tienes tu negocio en marcha, pero no sabes muy bien cómo proteger esos secretos y datos innovadores que hacen que tu empresa destaque.

Pues, en el siguiente artículo descubrirás qué es el contrato de confidencialidad, cómo y cuándo saber utilizarlo para proteger tus datos personales, tu propiedad intelectual y todo tipo de información sensible que podría afectar el crecimiento de tu negocio. ¡Sigue leyendo!

Según la Real Academia de la Lengua Española se puede definir la confidencialidad como algo «que se hace o se dice en la confianza de que se mantendrá la reserva de lo hecho o lo dicho». Por ejemplo, ese secreto que le cuentas a un amigo y que sabes que jamás será revelado.

En este sentido, tu amigo y tú tienen un presente acuerdo especial, en el que obliga a las partes a no compartir cierto tipo de información, de lo contrario esa amistad se vería afectada negativamente.

Así, y dejando de lado esta analogía, se puede decir que funciona de la misma manera en el entorno empresarial, en el que los acuerdos de confidencialidad son un tipo de documento que se establecen entre dos partes para no compartir aspectos sensibles, información financiera, información técnica de la empresa patentes o secretos de las marcas. 

Si bien puede formar parte de una estrategia de protección de los datos, firmar el acuerdo se transforma en una obligación legal para las partes que ameriten una confidencialidad de la información que limita la revelación de la información.

La firma de un contrato de confidencialidad o Non Disclosure Agreements (NDA) es conveniente hacerla cuando avanzan los proyectos conjuntos entre empresas, inversores, creación de startups, etc.  También cuando se inician relaciones laborales o comerciales en las cuales se comparte información sensible para alguna de las partes.

La idea es proteger la información confidencial y los intereses de la empresa, resguardando datos como:

• Ideas e investigaciones que realice tu empresa.
• Patentes y marcas, derechos de propiedad intelectual y derechos de propiedad industrial que se hayan creado en tu empresa.
• Planes de negocios que son beneficiosos no solamente para tu empresa sino para las demás.
• Datos de terceros con los que tu empresa establece la relación comercial. 
• Métricas que establecen los KPI y metas que sigue tu empresa.
• Innovaciones y todo contenido de valor novedoso que pueda ser susceptible de ser copiado.
• Datos financieros que deben mantener al resguardo y que son sensibles de ser intervenidos.
• La imagen de la empresa.
• El Know how de la empresa o cómo es el manejo interno de ella.

Firmar un contrato de confidencialidad es asegurarte de tomar todas las medidas necesarias para cumplir con el manejo adecuado de la información de tu empresa y tu empleado, quien es la parte receptora, como se confirma en el artículo número 16 de la Constitución y de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.

Piensa que este acuerdo es una buena manera de resguardar lo valioso e innovador del negocio de la competencia y de personas que quieren dañarlo, es decir, es un tipo de acuerdo que restringe el uso de la información en el que se establece la obligación de confidencialidad.

Los convenios de confidencialidad en México se celebran de acuerdo con los principios emanados del artículo 16 Constitucional, establecido en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y la legislación vigente referida al derecho contractual.

El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) es el organismo encargado de establecer multas en caso de incumplimiento de los contratos de confidencialidad, de acuerdo con la ley aplicable en el código penal. 

Por eso es importante que, si deseas establecer un negocio, tomes en cuenta la existencia de estas leyes que lo que te permiten es resguardarse ante un posible ataque que revele los secretos de tu empresa, así como también permite proteger a todos tus trabajadores. En este sentido recuerda contar con un representante legal que lleve este tipo de acuerdos y lo gestione ante los tribunales competentes. 

Porque recuerda que un convenio de confidencialidad protegerá los datos que puedan ser sensibles de ser divulgados y que ponen en peligro tu empresa o startup, y no querrás que esas ideas tan valiosas que tienes dejen de ser parte de ti y se los apropie otra persona ¿verdad?

Partes que intervienen: son aquellas personas o entidades que establecen el acuerdo de confidencialidad, pudiendo ser la empresa y el receptor siendo este el trabajador. 

El objeto del presente acuerdo es proteger la información y que esta no sea revelada a terceros. 

Tiempo de duración: establece la franja o periodo de tiempo determinado en la que se establece el acuerdo de confidencialidad y que obliga a las partes al cumplimiento de las obligaciones establecidas en dicho contrato. 

Penalizaciones: son aquellas sanciones que, de acuerdo con el código penal,  pueden activarse si alguna de las partes no cumple con lo establecido en el acuerdo de confidencialidad. En dicho apartado deben incluirse el tipo de penalizaciones y cuándo se realizan.

Causas de finalización del acuerdo: ya sea por incumplimiento, finalización de contrato, en esta parte se indica qué causas harán que dicho acuerdo llegue a su fin y qué acciones civiles se deben llevar a cabo. 

Cláusulas especiales: son aquellas secciones que pueden adscribirse únicamente a la empresa a la que se trabaja. En dichas secciones debe estar muy bien especificado qué tipo de secciones son para no incurrir en perjuicios ocasionados por la falta de información.

Firma y fecha: estos tipos de contratos se pueden autenticar de manera electrónica por medio de la e.firma.

Si después de haber leído este artículo quieres empezar a formalizar tu negocio, en Tally te ayudamos a constituirlo de manera fácil, rápida y segura.

Y si ya tienes una empresa, con información sensible que no es de dominio público, que quieres resguardar es recomendable que incluyas  el acuerdo de confidencialidad entre los trámites mencionados. 

En Tally podemos guiarte en el proceso, contáctanos para una asesoría sobre los contratos de confidencialidad. Esta es la mejor forma de comenzar o avanzar en tu empresa con la tranquilidad de tener todos tus datos protegidos.